Dépôt d’archives publiques

En vertu de l’article 15 de la Loi sur les archives, les organismes publics décentralisés (secteurs municipal, de la santé et de l’éducation) ont l’obligation d’assumer la gestion de leurs documents inactifs. Toutefois, comme le prévoit le 2e alinéa de l’article 16 de la loi, ils peuvent faire appel aux services d’un autre organisme public ou d’un service d’archives privées agréé pour la conservation de leurs documents destinés à être conservés de façon permanente.

Il est nécessaire que cette intention de dépôt d’archives publiques fasse l’objet d’une demande particulière à BAnQ, et ce, avant qu’une convention de dépôt ne soit signée entre les parties. Cette demande doit être accompagnée :

• du projet de convention de dépôt;
• des résolutions des deux parties;
• et d’une description détaillée des documents qui font l’objet du dépôt.

Par la suite, tel que prévu par la Loi sur les archives, BAnQ demandera l’avis du Conseil du patrimoine culturel du Québec avant d’autoriser ou non le dépôt d’archives publiques.

Une fois l’autorisation du dépôt par BAnQ, si le déposant souhaite déposer d'autres documents inactifs auprès du dépositaire, une copie de la liste des dossiers ajoutés au dépôt doit être transmise à BAnQ.

Documents pertinents :

Convention_de_dépôt_modèle_2020-05 [Word - 103 Ko]
BAnQ propose ce modèle de convention à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.

Convention_de_dépôt_considérations_générales_2020-05 [Word – 40,1 Ko]
Ce document présente des éléments à prendre en considération lors de l’élaboration d’une convention de dépôt.

Convention_de_dépôt_modèle_résolution_déposant_2020-05 [Word - 68,5 Ko]
BAnQ propose ce modèle de résolution pour le déposant à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.

Convention_de_dépôt_modèle_résolution_dépositaire_2020-05 [Word - 69,0 Ko]
BAnQ propose ce modèle de résolution pour le dépositaire à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.