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Contenu des notices

Table des matières

Les notices ont été rédigées à partir des normes dictées par les Règles pour la description des documents d'archives préparées par le Bureau canadien des archivistes.

Celles-ci peuvent contenir tous les éléments énumérés plus bas ou seulement quelques-uns d'entre eux. Cependant, ils sont toujours mentionnés dans l'ordre suivant :

1er paragraphe

Cote
C'est le premier élément qui apparaît dans la notice. Il s'agit d'un numéro d'ordre qui indique l'emplacement de l'unité décrite dans le fonds.

Titre
Le titre sert à nommer l'unité décrite de la façon la plus brève possible.

Complément du titre
Le complément du titre ajoute des informations complémentaires au titre de l'unité décrite. Le complément du titre est séparé du titre par un deux-points.

Mention de responsabilité
Cette mention précise le ou les noms des personnes physiques ou morales responsables de la création de l'unité décrite. Elle est séparée du titre ou du complément du titre par une barre oblique.

Autre(s) mention(s) de responsabilité
S'il y a lieu, d'autres mentions de responsabilité relatives à l'unité décrite peuvent figurer à la suite de la mention principale de responsabilité. Ces mentions peuvent faire référence à un traducteur, à un illustrateur, etc. mentionnés dans le titre.

Mention d'édition
Cette mention sert à indiquer les différentes versions d'une œuvre publiée. Elle est précédée d'un point suivi d'un espace et d'un tiret.

Lieu
On indique le lieu de diffusion ou de publication de l'unité décrite lorsqu'il s'agit d'un œuvre publiée. Cette mention est toujours séparée de la précédente par un point et un tiret séparés par un espace.

Éditeur
On indique le nom du diffuseur, de l'éditeur, etc. de l'unité décrite lorsqu'il s'agit d'une œuvre publiée. Cette mention suit le lieu et elle en est séparée par un deux-points.

Date(s)
Cette mention sert à indiquer la date de création, de diffusion ou de publication de l'unité décrite. Elle peut comporter une seule ou plusieurs dates selon les cas. Elle est précédée d'une virgule.

On ne trouve pas de mention «sans date» dans la description des documents de ce fonds. Lorsqu'un document était non daté, nous lui avons attribué une date en appliquant les règles suivantes : probable [1949?], approximative [ca 1907], terminale [avant 1960], ou [après 1950], l'une ou l'autre [1929 ou 1930], avec décennie certaine [194-], avec décennie incertaine [193-?] et avec siècle certain [19--].

Lieu de l'impression
Lorsque le lieu d'édition ou de diffusion est inconnu, on indique à sa place le lieu de l'impression.

Nom de l'imprimeur
Lorsque le nom de l'éditeur ou du diffuseur est inconnu, on indique à sa place le nom de l'imprimeur de l'unité décrite. On donne cette mention pour une œuvre publiée seulement.

2e paragraphe

Étendue
Cette mention sert à donner un aperçu du volume de l'unité décrite. Elle peut s'exprimer en mètres, en centimètres, en pages ou en nombre de pièces. Dans le cas des documents sonores, on indique le nombre d'unités matérielles qui les composent, suivi de l'indication spécifique du genre de document, par exemple  : 3 disques. Cette mention s'accompagne toujours de la durée du ou des document(s).

Autres caractéristiques matérielles
Cette mention fournit des renseignements en ce qui a trait au support, au moyen d'expression, aux techniques utilisées, etc. dans le cas des documents iconographiques. Elle est prédécée d'un deux-points. Dans le cas des documents sonores, elle sert à indiquer des renseignements relatifs à la composition matérielle, aux techniques d'enregistrement, à la vitesse et au mode de lecture, etc. Elle est prédédée d'un deux-points.

Dimensions
Cette mention est utilisée pour les documents iconographiques et les documents sonores. Elle est séparée de la mention précédente par un point-virgule. Pour les documents iconographiques, on indique la hauteur et la largeur des documents, alors que pour les documents sonores, on mentionne la largeur des rubans et le diamètre des disques. Ces deux dernières mentions sont séparées l'une de l'autre par un point-virgule.

Collection et numéro de collection
Cette mention sert à indiquer le titre de la collection à laquelle appartient une œuvre publiée et sa numérotation. Elle figure entre parenthèses et le numéro est séparé du titre par un point-virgule.

3e paragraphe

Portée et contenu
On indique ici des informations sur le contenu des parties qui composent l'unité décrite. Dans le cas de la correspondance, on donne par exemple les noms des expéditeurs et des destinataires des lettres.

4e paragraphe

Notes
Les notes servent à présenter d'autres éléments descriptifs de l'unité que l'on décrit. Elles peuvent être de différents types et faire référence à la nature de l'unité décrite (dactylogramme, olographe, copie), à son état de conservation, à l'emplacement des originaux, à sa langue ou à toute autre information descriptive jugée importante.