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Le Programme de catalogage avant publication (CIP) est un programme gouvernemental volontaire et gratuit offert aux éditeurs canadiens. Il permet de cataloguer les livres avant leur publication et d'assurer une diffusion rapide des données bibliographiques auprès des librairies et des bibliothèques.
Au Canada, le programme est coordonné par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et administré au Québec par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).
En participant au Programme CIP, les éditeurs bénéficient d'une publicité gratuite pour leurs nouveaux livres. Les notices CIP paraissent dans plusieurs outils bibliographiques utilisés tant par les libraires que par les bibliothécaires pour la sélection des documents, notamment :
la base de données AMICUS (Bibliothèque et Archives Canada) accessible par le réseau Internet.
Les données CIP étant aussi imprimées dans chaque livre, les bibliothèques et les centres de documentation utilisent ces renseignements pour cataloguer rapidement et à moindre coût leurs nouvelles acquisitions. Les délais de catalogage étant ainsi réduits, les nouveaux livres sont mis plus tôt à la disposition du public.
Le Programme de CIP de Bibliothèque et Archives nationales du Québec crée des notices bibliographiques pour les publications québécoises à paraître destinées au grand public. Ce service est offert à un large éventail d'éditeurs québécois, y compris les éditeurs d'ouvrages d'intérêt général, les presses universitaires, les associations sans but lucratif et les musées. Avant de soumettre votre demande de données CIP, consultez la liste suivante, qui précise quels éditeurs et quelles publications n'y sont pas admissibles.
Les éditeurs qui ne disposent pas d'une adresse québécoise (même si leurs publications sont écrites, imprimées ou distribuées au Québec)
Les éditeurs et les prestataires de services d'édition, de rédaction ou de révision qui facturent les auteurs pour une partie ou la totalité de leurs publications
Les autoéditeursFootnote2 : (a) Les auteurs/contributeurs qui publient leurs œuvres à leurs propres frais; OU (b) les éditeurs qui publient principalement des œuvres écrites, éditées, illustrées, etc. par le(s) propriétaire(s), fondateur(s), employé(s), etc. de leur organisme ou de leur maison d'édition, ou par toute personne étroitement liée à l'une des personnes susmentionnées; OU (c) les éditeurs qui publient principalement les œuvres d'un seul auteur
Les fournisseurs de livres, distributeurs, imprimeurs, maisons de production et autres intermédiaires
Le gouvernement fédéral, les gouvernements provinciaux et les administrations municipales
Le matériel scolaire aux niveaux élémentaire et secondaire (textes des élèves, ressources pédagogiques et matériel auxiliaire), y compris les livres pour lecteurs débutants
Les publications périodiques et en série (y compris les publications annuelles) ainsi que les publications sur feuillets mobiles destinées à être mises à jour
Les publications à diffusion limitée ou circonscrite (membres de la famille, amis, membres d'un groupe ou participants à un événement, une conférence ou un séminaire, ou clients d'une entreprise)
Le matériel audiovisuel (y compris les DVD, les CD, les CD-ROM, etc.)
Les partitions de musique
Les versions électroniques de documents déjà publiés sous forme imprimée ou autre
Les publications éphémères, comme les dépliants, les calendriers, les agendas, les catalogues commerciaux, les annuaires téléphoniques, les livres de jeux, les livres à colorier, les livres de mots croisés, les livres vierges
Les jeux
Les affiches
Les cartes
Les trousses (par exemple, un livret accompagné de cartes illustrées, d'un CD de musique ou d'un DVD; ou encore un livre accompagné d'un jouet, d'un animal en peluche ou d'une affiche)
Simples réimpressions publiées par le même éditeur et portant le même ISBN
joindre si possible une photocopie ou une reproduction manuscrite de la page de titre
s'il ne s'agit pas de littérature (roman, poésie, etc.) joindre une photocopie de la table des matières, de l'introduction ou un résumé donnant un bon aperçu du sujet de l'ouvrage
adresser les documents le plus tôt possible par courriel, par télécopieur ou par courrier à Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
La fiche contenant les données CIP est acheminée à l'éditeur environ 15 jours ouvrables après réception de la demande.
Les données CIP [PDF - 28 Ko] doivent toujours être imprimées dans la publication en respectant les directives suivantes :
il faut imprimer ces données au verso de la page de titre, soit en texte composé, soit en fac-similé photographique pleine grandeur ou en réduction;
les éléments d'information doivent apparaître au complet sans aucune modification;
le choix et l'ordre des éléments descriptifs, la ponctuation, les majuscules et les espacements répondent à des normes de catalogage internationales et ne peuvent pas être modifiés ou supprimés par l'éditeur.
L'éditeur doit informer le personnel du Programme CIP de toute erreur ou modification aux renseignements préalablement transmis, de sorte que les données catalographiques soient exactes et à jour. Il doit aussi aviser le personnel du bureau CIP si la publication est annulée ou si des délais de publication importants sont prévus.
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